НСБ «Хранитель» Национальная безопасность Охранная деятельность Видеожурнал "ХРАНИТЕЛЬ"
 
 
 
 

27 декабря, 2013 | Олег КОЛЕСНИКОВ

Нужно ли готовиться к совещанию (4647)
Проведение совещанийлидерошибки

Разрабатывая совещание, важно учитывать специфику коллективного восприятия. Сидящий отдельно человек обладает хорошей способностью к концентрации внимания на одном объекте, и, следовательно, быстрой обработке и синтезу информации. Ресурс его внимания сосредоточен на рабочем объекте (главном стимуле), периферические (второстепенные) стимулы внимание практически не притягивают.

Человек, сидящий в окружении себе подобных, находится в качественно иной ситуации: его внимание «приклеивается» не только к рабочим объектам (например, обсуждению проекта), но и к периферическим стимулам (словам друга, жестикуляции соседей, звуку шагов, смеху в противоположном углу зала в ответ на его слова, улыбке красивой девушки напротив, недовольному выражению лица прямого начальника).

Кроме того, значительная часть нервной энергии в целом, и внимания, в частности, тратится на так называемые референтные переживания. Референтные переживания – это переживания, основанные на изменении отношения к себе со стороны значимых лиц, и как следствие – изменении самооценки человека, его «образа Я».

Поводом для референтных переживаний могут быть как негативная оценка со стороны начальника, неожиданно агрессивное отношение со стороны коллег, так и дружеская поддержка друга или подруги.

Таким образом, нервная система человека на совещании переживает как «рациональные» (деятельностные), так и «эмоциональные» (межличностные) состояния. Она представляет собой своего рода весы, которые находятся в состоянии неустойчивого равновесия.

Вывод: ресурс внимания и энергии участника совещаний распределяется между объектом работы, периферическими стимулами и референтными переживаниями.

Наблюдая за участниками совещаний, можно сделать интересный вывод: одни люди приходят на совещание, чтобы получить «рациональные состояния», другие – референтные переживания, третьи – раствориться среди периферических стимулов.

Типичные ошибки в поведении ведущего совещание

Часто ведущий совещания, увлеченный повесткой совещания (что именно мы будем делать?), не замечает типичных ошибок в технологии (как именно мы это будем делать?). Для предупреждения таких ошибок приведем перечень типичных ошибок:

Эмоциональная расторможенность со стороны ведущего, например:

  • громкий, резкий, часто неприятный голос;
  • хаотичная, суетливая жестикуляция;
  • фамильярное обращение к участникам совещания;
  • взгляд «в лоб» или «по-волчьи».

Преобладание негативных оценок в речи:

  • ведущий называет участников негативными именами («дурак, идиот, неудачник» и пр.);
  • ведущий акцентирует только негативный момент в информации со стороны участников («говори о том, что не получилось», «опять план сорвали», «чего ждать дальше», «хватить пудрить мозги» и пр.);
  • описание только возможных бед в будущем («надеюсь, мы НЕ развалимся»).

Ориентация на провокацию негативных эмоций в группе участников:

  • стравливание участников между собой;
  • обвинение и наказание локальных руководителей на глазах их подчиненных;
  • делается ставка на тревогу и страх – как основные мотивационные состояния.

Изолированное использование стимулов:

  • ставка только на рациональные действия, запрет эмоций;
  • ставка только на личные эмоции, избегание «мозгового штурма»;
  • потеря контроля над событиями совещания (и, как следствие, быструю утомляемость ведущего) через растворение внимания в периферийных стимулах.

Отсутствие обратной связи:

  • преобладает навязывание мнения ведущего;
  • ведущий избегает, и даже боится, мнения участников совещания;
  • неопределенность в целях совещания: участники не ознакомлены заранее с регламентом и повесткой;

ведущий и участники предоставляют друг другу информацию, которая потеряла актуальность или искажена (что провоцирует уход внимания в поле референтных и периферийных стимулов).

Основные стили мотивации со стороны ведущего совещание

Избегающий стиль. Многие люди могут мотивировать себя, лишь представляя все те несчастья, которые могут случиться, если они не выполнят того, что от них требуется. Они представляют, что их уволят, если они вовремя не появятся на работе или что их машина разваливается на части, так как они не следят за ней.

Такое представление неприятных последствий малоприятное занятие.

Но такой стиль может оказаться очень эффективным для определенных людей и в определенных ситуациях. Иногда очень полезно представить, чего лучше избежать. Это может быть полезно людям, занимающимся опасной деятельностью. Они будут достаточно внимательными, представляя, что может случиться, если допустить халатность в своей деятельности.

Однако если в мотивации будут преобладать только опасения, это приведет к стрессовым состояниям. При этом, фокусируясь на том, чего нужно избегать, можно не заметить еще более худшей ситуации. Постоянное реагирование только на отрицательное не оставляет времени на то, чтобы понять, что хорошего есть в жизни. Для многих людей, придерживающихся избегающей мотивации, было бы очень полезно добавить определенную долю позитивной мотивации. То есть к мыслям о том, каких катастроф следует избежать, было бы неплохо подключить и мысли о том, что они хотят сделать. Но если этот стиль не мешает человеку, а даже наоборот, он достаточно эффективен, не стоит ничего менять.

Диктаторский стиль. Диктатор мотивирует себя с помощью приказов, данных непреклонным, неприятным тоном голоса. Часто этот голос можно идентифицировать с голосом родителей или с каким-то другим авторитетным лицом из прошлого. Люди, часто прибегающие к данному стилю, склонны использовать такие слова, как «вынужден», «должен», «обязан». Так же в большинстве своем они реагируют на подобный приказ нежеланием подчиняться и предпочитают отложить выполнение дела на потом. Человек, прибегающий к данному стилю, может быть мотивирован гораздо более просто, если сменит форму приказа на форму приглашения к действию.

Переход к более приятному, соблазнительному тону голоса, а также изменение формулировки обращения меняют все дело. «Вынужден», «должен» и «обязан» может быть легко заменены такими фразами, как «было бы очень мило, если бы», «было бы полезно, если бы» и «я хочу».

Стиль-процесс. Многие люди представляют не результат своего труда, а процесс его выполнения. Этим они легко мотивируют себя к выполнению того, что доставит им удовольствие, но никак не к обыденной работе. Мотивация действительно бывает очень сложна в тех случаях, когда речь идет о работе, а не об отдыхе. Отсутствие мотивации часто является главным препятствием к достижению успеха и эффективности.

Эту трудность можно преодолеть, если начать думать об уже завершенном деле, вместо того, чтобы представлять весь процесс его выполнения. Можно также представить, в чем ценность осуществления данного дела. Если окажется, что выполнение данной задачи действительно не несет в себе ничего полезного, то, возможно, она не стоит выполнения. Если же в ней действительно содержится что-то ценное, можно представить это, и тогда мотивация пройдет гораздо легче.

Всеохватывающий стиль. Некоторые люди начинают представлять всю задачу в виде одной большой, бесформенной, трудноразличимой массы работы, и, естественно, чувствуют себя подавленными. Если представить генеральную уборку офиса в виде одной большой работы, это может ошеломить. Если представить, что в данный момент предстоит написать диссертацию или книгу, это может показаться невозможным. Если человек ошеломлен и подавлен, он обычно чувствует себя неспособным даже начать дело, и склонен к тому, чтобы отложить его на более поздний срок.

Часто лучше всего бывает отодвинуть картину работы как можно дальше и сделать ее как можно меньше. Таким образом, работа как бы уменьшается в размерах. Затем можно сделать «разламывание на куски». Делается это поэтапно. Можно начать с того, что вся работа представляется завершенной. Затем обращается внимание на то, какие небольшие шаги приведут к осуществлению данной работы. Например, сначала представить, что вся уборка в офисе закончена. Затем представить те шаги, которые приведут к этому: пыль, окна, комнаты (каждая по отдельности), бумаги и т.д. Можно представить каждый из этих этапов завершенным, что поможет почувствовать побуждение к поочередному выполнению данных более мелких задач.

Итак, вместо одной большой угнетающей задачи можно выстроить несколько более мелких задач. В случае, если даже эти задачи удручают, можно разбить их на еще более мелкие.

Проведите самостоятельный анализ собственных стратегий проведения совещания согласно нижеприведенной таблице. Постарайтесь вычленить собственные приемы руководства, отмечая их в правом и левом столбце. Определите, какие приемы преобладают у вас.

Недостаточное функционирование

когда беру ответственность за других

Ответственное функционирование

когда ответственнен перед другими

Я стараюсь подчинить:

защищая, контролируя, спасая, не слушая, впитывая беспокойство

Я чувствую:

уверенность, собственную значимость, уважение к способностям других, свободу
отсутствие беспокойства

Я чувствую себя:

вымотанным, тревожным, уставшим, испуганным, уязвимым

Я показываю:

эмпатию, чуткость, энергию, воодушевление, способность противостоять

Я фокусируюсь:

на решениях, быстрых починках, поведении, обстоятельствах, собственных ожиданиях

Я фокусируюсь:

на сотрудничестве, партнерстве, кооперации, общих ресурсах, сильных сторонах другого, доверии

Я манипулирую в собственных целях

Я ожидаю компетентности от себя и от других

Отключение от других

Сотрудничество с другими

Правила эффективного проведения собрания

Собрание – инструмент управления. Инструмент должен быть адекватен целям, задачам и специфике предприятия, а также оптимизировать деятельность персонала организации.

Участники собрания определяются предварительно, рационально и дифференцировано (вероятно, эффективнее провести собрания по отделам или рабочим группам).
Повестка собрания должна быть известна до начала собрания. Повестка должна быть обоснованной.

Время проведения собрания должно быть фиксированным и удобным для всех участников.
Ведение. Ведущий контролирует соответствие происходящего повестке дня и регламенту, стимулирует достижение заявленных целей. Заботится о комфорте участников, объявляет перерывы. Отвечает за принятие решения.

От успешного проведения совещания зависит не только эмоциональное состояние сотрудников, но и успешность решения проблем и задач на предприятии. Руководителю необходимо обращать внимание на то, что направленность внимания его подчиненных не одинакова. В проведении совещания необходимо руководить направленностью внимания, направляя его на объект работы, и уменьшая долю периферических стимулов и референтных переживаний. Не менее важно знать и собственные стили мотивации руководителя и использовать их применительно к целям проведения совещания.

Правила эффективного проведения совещания помогут руководителю сэкономить время на подготовку к совещанию и более успешно регулировать процесс самого совещания.


Комментарии

Написать комментарий

Ваше имя:

Текст комментария
Подтвердите код, изображенный на рисунке

Читайте также

 
Управление предприятием
29 июня, 2012 | Александр КУДРЯШОВ
Управление предприятием | Оценка эффективности совещаний Оценка эффективности совещаний (10035)
Совещание может помочь решить проблемы, расставить приоритеты, вдохновить. Совещание может демотивировать, спровоцировать конфликт или попросту оказаться пустой тратой времени. Не всегда очевидно, что дало команде данное конкретное совещание, однако ...
 
 
Обзоры
12 августа, 2013 | Пресс-центр
Обзоры | Дмитрий ГАЛОЧКИН: «Нам всем надо сделать охранный бизнес ликвидным с точки зрения экономического развития отрасли и надежным с точки зрения защиты интересов граждан» Дмитрий ГАЛОЧКИН: «Нам всем надо сделать охранный бизнес ликвидным с точки зрения экономического развития отрасли и надежным с точки зрения защиты интересов граждан» (13148)
Расширяется специфика и сложность задач, решаемых НСБ. В современном мире постоянно возникают угрозы общественной безопасности. Отдельно стоит проблема борьбы со всеми проявлениями терроризма как на федеральном уровне, так и в регионах. Наличие почти ...
 
 
Управление предприятием
18 апреля, 2012
Управление предприятием | Планирование работы частного охранного предприятия Планирование работы частного охранного предприятия (16505)
Под планированием понимается детальная разработка содержания и последовательности выполнения частным охранным предприятием стоящих перед ним задач, распределения его усилий по направлениям оказания охранных услуг, организация взаимодействия, обеспече ...
 

Наши партнеры

 
 
 
 

Полезные ссылки

Корпоративная безопасность

Аутсорсинг безопасности

  

Консалтинг безопасности 

Работа в СБ

Проверки на полиграфе

Работа телохранителя  

Проверка контрагентов

Юридический консалтинг

Возврат долгов

Судебная защита Сопровождение сделок
Судебные экспертизы Внесудебные экспертизы Реестр ЧОО НСБ Третейский суд
Системы безопасности Системы контроля доступа Видеонаблюдение Системы охранной сигнализации
Адвокаты Москвы Адвокат по гражданским делам Лучший адвокат Решение вопросов

 



Накануне Дня подразделений специального назначения представитель «Красной звезды» побывал в отде ...

Кто из нас не восхищался невероятными подвигами, совершёнными спецназовцами, не засматривался остр ...
12 октября в Совете Федерации состоялось заседание президиума Координационного Совета Негосударствен ...
12 октября в Совете Федерации состоялось заседание президиума Координационного Совета Негосударствен ...
12 октября в Совете Федерации состоялось заседание президиума Координационного Совета Негосударствен ...
12 октября в Совете Федерации состоялось заседание президиума Координационного Совета Негосударствен ...
12 октября в Совете Федерации состоялось заседание президиума Координационного Совета Негосударствен ...
Посетительница выстрелила в лицо заместителя главврача смоленского психдиспансера из газового пистол ...
10 октября на площадке Московской торгово-промышленной палаты состоялось заседание Гильдии НСБ в рам ...
ФКЦ РОС активно включился в реализацию стратегии развития НСБ
12 октября на площадке ...

Авторизация

Логин:   Пароль:    
   
  Забыли пароль? | Регистрация    
[x]
        Rambler's Top100